Persónuvernd

Þessi persónuverndaryfirlýsing gildir frá 09.09.2019.

E-skjöl ehf., taka ábyrgð á vinnslu persónuupplýsinga þinna og munu vernda og virða einkalíf þitt og friðhelgi þegar þú notar þjónustu E-skjala, heimsækir vefsíðu okkar eða notar vefkerfi okkar (þjónustu okkar). Þessari persónuverndaryfirlýsingu er ætlað að hjálpa þér að skilja með hvaða persónuupplýsingar við vinnum, hvers vegna þeim er safnað og unnið með þær, og hvernig við notum þær. Henni er einnig ætlað að útskýra hvernig þú getur nýtt þér þau réttindi sem þú hefur þegar þú treystir okkur fyrir persónuupplýsingum þínum. Við biðjum þig að gefa þér tíma til að lesa þessa persónuverndaryfirlýsingu. Hafirðu einhverjar spurningar er þér velkomið að hafa samband við okkur eftir þeim leiðum sem tilgreindar eru neðst í skjalinu.

Athugaðu að þjónusta okkar getur innihaldið hlekki á og frá vefsíðum í eigu samstarfsaðila og opinberra aðila. Kjósirðu að smella á hlekk á slíka vefsíðu eða nota þjónustu sem þriðji aðili býður biðjum við þig að hafa í huga að þessir aðilar geta verið með sína eigin persónuverndaryfirlýsingu og að við berum enga ábyrgð á því hvernig þeir meðhöndla persónuupplýsingar þínar. Þér ber því að kynna þér persónuverndaryfirlýsingu þeirra áður en þú gefur þeim upp persónuupplýsingar.

HVAÐA PERSÓNUUPPLÝSINGUM SÖFNUM VIÐ SAMAN?

Þegar þú heimsækir, tengist, skráir þig sem seljanda, tekur þátt í, býrð til reikning, stundar viðskipti eða notar þjónustu okkar á einhvern annan hátt söfnum við ákveðnum persónuuppplýsingum um þig. Hvaða persónuupplýsingum við söfnum fer eftir kringumstæðum og þeirri þjónustu sem þú notar, en undir þær getur fallið eftirfarandi:

Persónuupplýsingar sem þú beinlínis gefur upp:

Persónuupplýsingar sem koma frá notanda:

Við skráum eftirfarandi upplýsingar um þig sem KAUPANDA:

Auk ofangreindra upplýsinga eru eftirfarandi upplýsingar skráðar um SELJANDA:

Einnig getur verið að við söfnum ítarlegri upplýsingum um notkun þína á þjónustu okkar með fótsporum (cookies) og svipaðri tækni.

Miðlun persónuupplýsinga til þriðja aðila:

E-skjöl eru vettvangur og markaðstorg (dreifingaraðili) til að deila lögfræðilegum skjölum og milliliður fyrir kaup og sölu. Þannig verða gagnkvæm skipti á eftirfarandi upplýsingum milli kaupanda og seljanda: Fyrirtæki/nafn, kennitala, heimilisfang, netfang og símanúmer.

Persónuupplýsingar sem berast frá þriðja aðila:

Við upplýsingarnar sem við söfnum frá þér geta bæst upplýsingar sem okkur berast frá þriðja aðila, og upplýsingar sem við fáum vegna notkunar þinnar á vefsíðum, vörum og þjónustu sem aðrir bjóða, þ.m.t. upplýsingar sem við fáum frá þriðja aðila er rekur þær greiðslulausnir sem notaðar eru í viðskiptum við okkur.

ERU TENGSL Á MILLI ÞJÓNUSTU OKKAR OG NOTENDAUPPLÝSINGA ÞINNA Á SAMFÉLAGSMIÐLUM?

E-skjöl eru með hlekki á Facebook, LinkedIn og Instagram, en það myndast engin tengsl við gögn notenda eða persónuupplýsingar umfram þær upplýsingar sem notendur gefa sjálfir upp.

HVERS VEGNA SÖFNUM VIÐ PERSÓNUUPPLÝSINGUM ÞÍNUM?

Tilgangur

Við vinnum með persónuupplýsingar í eftirfarandi tilgangi:

A) Vegna samningssambands okkar

B) Í lögmætum tilgangi

C) Í markaðslegum tilgangi

D) Einnig getur gerst að við vinnum með persónuupplýsingar þínar ef og að því marki sem það reynist nauðsynlegt til að uppfylla lagalegar skyldur eða reglur eða til að fylgja skipunum þar til bærra yfirvalda.

Hver er lagastoðin fyrir vinnslu á persónuupplýsingum þínum?

Vinnsla okkar á persónuupplýsingum, í þeim tilgangi sem talinn er upp undir:

Ber mér skylda til að gefa upp persónuupplýsingar?

Til að við getum boðið þjónustu okkar krefjumst við (af lagalegum, samningslegum, stjórnunarlegum, tæknilegum eða öðrum orsökum) ákveðinna persónuupplýsinga sem við biðjum þig að gefa upp og eru merktar sem «verður að fylla út», til dæmis með tákninu *. Í vissum tilfellum er þessara persónuupplýsinga aðeins krafist óskir þú eftir að virkja sérstaka þætti þjónustunnar eða notfærir þér eða biðjir um aðgang að ákveðnum gögnum, tilboðum, herferðum eða öðru slíku á vegum okkar eða samstarfsaðila okkar. Upplýst verður um það fyrirfram ef slíkum upplýsingum verður safnað um þig.

MEÐ HVERJUM DEILUM VIÐ PERSÓNUUPPLÝSINGUM ÞÍNUM?

Samstarfsaðilum

Verið getur að við deilum persónuupplýsingum þínum með samstarfsaðilum okkar ef þú tekur þátt í samkeppni eða notendakönnunum í gegnum þjónustu okkar eða hafirðu beðið um eða samþykkt að við gerum það.

Þriðja aðila vegna öryggismála eða í öðrum lögmætum tilgangi

Einnig getur gerst að við deilum persónuupplýsingum þínum með þriðja aðila ef við höfum ástæðu til að halda að það sé nauðsynlegt:

Utanaðkomandi þjónustuaðilum

Verið getur að við fáum utanaðkomandi aðila til að sinna þjónustu á borð við kerfis- og upplýsingatæknimál (þ.m.t. (en einskorðast ekki við) gagnavörslu), kredit- og debetkortafærslur, þjónustu við viðskiptavini, skuldagreiningu sem og að greina gögn, vinna með fyrirspurnir viðskiptavina og sinna ýmiss konar tölfræðigreiningu. Verið getur að þessir þriðju aðilar fái aðgang að persónuupplýsingum þínum í tengslum við starf sitt innan þjónustu okkar en þeir hafa einungis leyfi til að vinna með þær á okkar vegum og í samræmi við leiðbeiningar okkar.

HVAR VINNUM VIÐ MEÐ PERSÓNUUPPLÝSINGAR ÞÍNAR?

Þær persónuupplýsingar sem við sækjum frá þér verða vistaðar á stað innan Evrópska efnahagssvæðisins (EES).  Að meðhöndlun upplýsinganna getur komið starfsfólk sem vinnur fyrir okkur eða einn af þjónustuaðilum okkar innan EES. Við munum beita öllum nauðsynlegum ráðum til að tryggja að farið sé með persónuupplýsingar þínar á öruggan hátt og í samræmi við þessa persónuverndaryfirlýsingu, og höfum innleitt viðeigandi öryggisferla til að verja þær.

HVERSU LENGI GEYMUM VIÐ PERSÓNUUPPLÝSINGAR ÞÍNAR?

Við viljum ekki geyma persónuupplýsingar þínar lengur en nauðsynlegt er til að uppfylla þau markmið sem lýst er í kaflanum «Hvers vegna söfnum við persónuupplýsingum þínum?» Eftir það munum við eyða persónuupplýsingum þínum eða í einhverjum tilfellum gera þær órekjanlegar. Við gerum reglulega úttekt til að útiloka að við höfum í vörslu okkar persónuupplýsingar sem ber að eyða. Þar eð við nýtum persónuupplýsingar þínar í misjöfnum tilgangi er einnig misjafnt hversu lengi við geymum upplýsingarnar.

Svona er vörslu persónuupplýsinga almennt háttað:

Hafi engin virkni verið á reikningi þínum í 4 ár (hvorki kaup né innskráning á vefsíðu E-skjala) munum við hafa samband við þig og spyrja hvort þú viljir halda reikningi þínum hjá E-skjölum með því að skrá þig inn á síðuna. Kjósirðu að gera það ekki verður notandareikningi þínum eytt.

HVERNIG VERNDUM VIÐ PERSÓNUUPPLÝSINGAR ÞÍNAR?

Okkur er annt um að vernda persónuupplýsingar þínar. Allar persónuupplýsingar sem þú veitir okkur eru varðveittar á öruggum netþjónum og við beitum víðtækum ráðum til að koma í veg fyrir að þær glatist, þeim sé misbeitt, þær sóttar í leyfisleysi, þeim breytt, þær birtar eða eyðilagðar. Allar greiðslur eru dulkóðaðar samkvæmt gildandi viðmiðum og uppfylla öryggisstaðla PCI.

Þrátt fyrir að við leggjum hart að okkur við að vernda persónuupplýsingar þínar getum við ekki tryggt að það komi í veg fyrir allar ólöglegar tilraunir til að fá aðgang að, nota eða birta upplýsingarnar. Við höfum öryggis- og viðbragðsáætlun til að bregðast hratt og á besta mögulega hátt við slíkum uppákomum, hvort sem er af tæknilegum toga eða í raunheimum, í því augnamiði að takmarka neikvæð áhrif slíkra atburða.

HVERNIG FÆRÐU AÐGANG AÐ PERSÓNUUPPLÝSINGUM ÞÍNUM?

Við gerum okkur grein fyrir því að þú gætir haft þörf fyrir ítarlegri upplýsingar varðandi persónuupplýsingar þínar og hvernig þær eru meðhöndlaðar, eða gætir viljað uppfæra eða leiðrétta þær upplýsingar sem þú hefur veitt okkur. Þar af leiðandi hefurðu meðal annars eftirfarandi réttindi:

Í þeim tilvikum sem meðhöndlun á persónuupplýsingum þínum byggist á samþykki áttu rétt á að draga slíkt samþykki til baka fyrirvaralaust. Afturköllun á samþykki hefur engu að síður ekki áhrif á vinnslu persónuupplýsinga sem byggðist á samþykki og átti sér stað áður en það var afturkallað. Samþykki má afturkalla með því að hafa samband við okkur eða með því að uppfæra stillingar á «Notandasíðunni minni», sé það mögulegt.

Vinsamlega hafið samband við okkur eftir þeim leiðum sem gefnar eru upp neðst í skjalinu, viljirðu nýta þér ofantalin réttindi. Við munum gera það sem í okkar valdi stendur til að svara erindi þínu innan 30 daga frá móttöku þess. Reynist okkur ekki unnt að svara erindinu innan 30 daga munum við greina þér frá því, ástæðu tafanna og hvenær þú mátt vænta svars við erindinu.

Hafðu í huga að þú getur breytt stillingum þínum á síðunni «Notandasíðan mín» ef þú vilt ekki fá tilteknar upplýsingar frá okkur. Þetta geturðu einnig gert hvenær sem er með því að hafa samband við okkur í gegnum netfangið postur@eskjöl.is.

BREYTINGAR Á ÞESSARI PERSÓNUVERNDARYFIRÝSINGU

Þessi persónuverndaryfirlýsing getur tekið breytingum. Þér ber því að sjá til þess að þú kynnir þér reglulega nýjustu útgáfu persónuverndaryfirlýsingarinnar. Við munum tilkynna um allar breytingar á persónuverndaryfirlýsingunni hér. Séu breytingarnar umtalsverðar munum við tilkynna þér um þær skilmerkilega, t.d. með vefpósti. Sé persónuverndaryfirlýsingunni breytt á einhvern þann hátt sem hefur áhrif á notkun persónuupplýsinga þinna munum við tilkynna þér hvaða kosti þú hefur vegna breytinganna. Við munum einnig varðveita eldri útgáfur af persónuverndaryfirlýsingunni svo þú getir kynnt þér þær.

Rekstur þjónustunnar fellur undir lög um meðferð persónuupplýsinga og lög um rafræn samskipti.