Boðun til aðalfundar í einkahlutafélagi

Í lögum nr. 138/1994, um einkahlutafélög, með síðari breytingum, svo og í samþykktum viðkomandi einkahlutafélaga er að finna skyldu til að halda aðalfund félagsins. Í þeim tilvikum þegar hluthafi er eingöngu einn þá er nóg að hluthafinn taki ákvörðun og skrái niðurstöður í gerðabók félagsins.

Aðalfundi skal halda eftir því sem félagssamþykktir félagsins ákveða, þó eigi sjaldnar en einu sinni á ári og aldrei síðar en innan átta mánaða frá lokum hvers reikningsárs, m.ö.o. þá ber að halda aðalfund fyrir lok ágústsmánaðar næsta ári eftir lok reikningsárs. Á aðalfundi skal leggja fram ársreikninga síðastliðins reikningsárs, sem unnir eru samkvæmt lögum um ársreikninga nr. 3/2006, með síðari breytingum, ásamt skýrslu endurskoðenda eða skoðunarmanna. Í móðurfélagi skal ennfremur leggja fram samstæðureikning. Á aðalfundi skal taka ákvörðun um staðfestingu ársreikninga, hvernig fara skuli með hagnað eða tap félagsins á reikningsárinu, tillögu félagsstjórnar um starfskjarastefnu félags sem ber skylda til að kjósa sér endurskoðanda, sbr. 54. gr. a laga nr. 138/1994, með síðari breytingum. Skýrsla stjórnar skal fylgja og þá fer yfirleitt fram kjör til stjórnar félagsins. Á aðalfundi geta einnig verið tekin fyrir önnur málefni sem eru sérstaklega tilgreind í dagskrá og fundarboði. Sé fundarefnis ekki getið í dagskrá fundarboðs er ekki unnt að taka efnið fyrir, nema allir hluthafar mæti á fundinn og samþykki afbrigði þess efnis að viðkomandi dagskrárliður sé tekinn fyrir. Vanda verður því til við gerð dagskrár og fundarboðun.

Aðalfundi ber að boða lengst fjórum vikum fyrir fundardag, og sé ekki mælt fyrir um lengri frest í félagssamþykktum, skemmst viku fyrir fund. Sé samþykkt að fresta aðalfundi um meira en fjórar vikur skal boða til framhaldsaðalfundarins með sama hætti. Ef gildi ákvörðunar aðalafundar er samkvæmt félagssamþykktum háð samþykki tveggja funda skal boðun til síðari fundarins ekki fara fram fyrr en fyrri fundurinn hefur verið haldinn. Í því fundarboði skal tilgreina ákvörðun fyrri fundarins.

Boðun skal vera skrifleg og send til til hluthafa sem skráðir eru í dagréttri hlutaskrá félagsins. Fundarboð verður að senda með sannanlegum hætti og/eða eins og félagssamþykktir segja til um.

Aðalfundi skal halda á starfsstöð félagsins nema stjórn félagsins telji það henta betur að halda fundinn á öðrum stað.

Hluthöfum er heimilt að láta umboðsmann sækja aðalfund og fara þar með atkvæðisrétt fyrir sína hönd. Í slíkum tilvikum skal umboðsmaður leggja fram skriflegt, dagsett umboð í upphafi fundar.

Gátlisti fyrir aðalfund í tímaröð.

1. Viku fyrir aðalfund hið skemmsta, skal dagskrá og endanlegar tillögur ásamt ársreikningum, skýrslu stjórnar og skýrslu endurskoðenda eða skoðunarmanna vera lagðar fram skráðum hluthöfum til sýnis á skrifstofu félagsins, og samtímis sendar þeim sem þess óska.
2. Hluthafaskrá verður að vera dagrétt til að kanna atkvæðavægi á fundinum.
3. Aðalfundur er haldinn
4. Farið yfir umboð og hvort þau séu gild
5. Fundargerð aðalfundar rituð og færð í gerðabók félagsins.
6. Tilkynningar sendar til Fyrirtækjaskrár Skattsins, ef við á.
7. Ársreikningar ásamt framtali sent til Skattsins.

Skjöl sem geta komið að gagni

Form fyrir umboð til að fara með atkvæði á aðalfundi.

Hlutaskrá fyrir einkahlutafélög

Skjalinu Hlutaskrá fyrir einkahlutafélög fylgir Excel skjal sem nota má til að flétta hluthafalista í bréf til hvers og eins. Einnig er hægt að nota annað Excel skjal, eða sækja gögn í önnur forrit.